Jak firmy mogą legalnie współpracować i rozliczać się z influencerami?

Influencer marketing stał się jednym z najbardziej dynamicznie rozwijających się narzędzi promocji w erze cyfrowej. Twórcy internetowi, dzięki swojej autentyczności i bezpośredniej relacji z odbiorcami, zyskali ogromny wpływ na decyzje zakupowe konsumentów. Firmy dostrzegły potencjał współpracy z influencerami, jednak sukces takiej strategii zależy nie tylko od trafnego wyboru partnera, ale także od prawidłowego uregulowania formalnych aspektów tej współpracy. Wymaga to przemyślanego podejścia, które zabezpieczy interesy obu stron i zapewni zgodność z obowiązującymi przepisami. O jakie kwestie warto zadbać przed współpracą z twórcami internetowymi oraz jak legalnie się z nimi rozliczać?

Rodzaje umów z influencerami

Jednym z kluczowych elementów współpracy z influencerami jest właściwe uregulowanie formalne poprzez odpowiednie umowy. Każdy rodzaj umowy wiąże się z innymi zobowiązaniami i oczekiwaniami, dlatego istotne jest dobranie właściwej formy współpracy, która będzie najlepiej odpowiadać potrzebom zarówno firmy, jak i influencera.

Umowa o dzieło z influencerem

Umowa o dzieło to jedna z najpopularniejszych form współpracy płatnej z influencerami. W ramach tej umowy influencer zobowiązuje się do wykonania konkretnego zadania, na przykład stworzenia serii postów lub rolek na mediach społecznościowych, które stanowią określony efekt jego pracy. Kluczowym elementem tej umowy jest precyzyjne określenie przedmiotu umowy – obejmuje to nie tylko opis rodzaju treści, jakie mają zostać stworzone, ale również wymagania dotyczące ich jakości, liczby oraz harmonogramu publikacji.

Warto zaznaczyć, że umowa o dzieło jest umową rezultatu – wynagrodzenie jest wypłacane dopiero po wykonaniu określonego dzieła, co motywuje influencera do osiągnięcia wyznaczonych celów.

Umowa zlecenie z influencerem

W przeciwieństwie do umowy o dzieło, umowa zlecenie koncentruje się na samym procesie wykonania zleconej pracy, a nie na jej końcowym rezultacie. Przykładem może być prowadzenie konta w mediach społecznościowych lub regularne tworzenie treści na potrzeby kampanii reklamowej. W tej umowie ważne jest, aby szczegółowo opisać obowiązki influencera, oczekiwane rezultaty oraz czas trwania współpracy. Umowa zlecenie jest elastyczniejsza, co może być korzystne w długofalowych projektach, gdzie wynik współpracy jest mniej przewidywalny.

Umowa barterowa z influencerem

Barter jest popularnym sposobem współpracy w świecie influencerów, szczególnie na początkowym etapie budowania marki. W ramach umowy influencer otrzymuje produkty lub usługi od firmy, a w zamian tworzy treści promocyjne. Chociaż nie dochodzi do wymiany gotówki, dokument powinien być zawarty w formie pisemnej i zawierać identyfikację stron, dokładny opis przedmiotu wymiany, a także terminy i zasady realizacji zobowiązań.

– Często pojawia się pytanie, jak firmy mogą rozliczać się z influencerami, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, a mimo to wystawiają faktury. Możliwe jest to dzięki platformom pośredniczącym, które legalnie umożliwiają osobom fizycznym wystawianie faktur. W ramach takiego modelu, platforma zawiera umowę z influencerem, zgłasza ją do ZUS-u i urzędu skarbowego, a następnie odsprzedaje efekt pracy influencera firmie, wystawiając jej fakturę VAT. To rozwiązanie pozwala firmom legalnie rozliczać się z influencerami, unikając problemów związanych z nabywaniem praw autorskich czy płatnościami podatkowymi – dodaje Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów, w tym influencerów.

Kluczowe elementy umowy z influencerem

Przed przystąpieniem do współpracy z influencerem, niezwykle istotne jest szczegółowe ustalenie warunków, które zapewnią ochronę interesów obu stron. Kluczowe elementy umowy powinny precyzyjnie określać zakres współpracy, wynagrodzenie oraz prawa autorskie, aby uniknąć potencjalnych sporów i zapewnić zgodność z przepisami prawa.

Przedmiot umowy

Dokładne określenie przedmiotu umowy jest kluczowe dla zabezpieczenia interesów obu stron. Powinno ono obejmować szczegółowy opis zadań influencera, rodzajów tworzonych treści, oczekiwanych wyników oraz harmonogram działań. Bez precyzyjnie określonego przedmiotu umowy trudniej będzie dochodzić roszczeń z tytułu niewykonania lub niewłaściwego wykonania zobowiązań.

Wynagrodzenie i forma płatności

Umowa powinna jasno określać wynagrodzenie influencera – czy jest to wynagrodzenie stałe, zależne od wyników, czy może kombinacja obu. Istotne jest także ustalenie formy płatności – gotówka, przelew czy inne rozwiązania – oraz terminów płatności. Te mogą być jednorazowe, zaliczkowe lub rozłożone na transze.

Prawa autorskie

W każdej współpracy z influencerem kluczowe jest jasne określenie, czy i w jakim zakresie prawa autorskie do stworzonych treści są przenoszone na firmę. Ważne jest również ustalenie, jak będzie wyglądało prawo do wykorzystania wizerunku influencera. Bez odpowiednich zapisów firma może napotkać poważne problemy prawne związane z dalszym wykorzystaniem materiałów reklamowych.

Zakaz konkurencji

Aby zabezpieczyć firmę przed promowaniem przez influencera konkurencyjnych produktów w określonym czasie, konieczne jest wprowadzenie zapisów o zakazie konkurencji. Umowa powinna również przewidywać kary umowne za jego naruszenie.

Oznaczanie treści reklamowych

Dla każdej firmy, która podejmuje współpracę z influencerami, istotnym elementem jest zapewnienie, że wszystkie tworzone i publikowane treści reklamowe są odpowiednio oznaczone. Informowanie o kooperacjach z markami jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również istotnym elementem budowania transparentności i zaufania wśród konsumentów.

– Narzędzia mediów społecznościowych ułatwiają właściwe informowanie o płatnych promocjach, a influencerzy powinni unikać niejasnych metod, takich jak używanie wyłącznie hashtagów. W przypadku działań społecznych i charytatywnych, oznaczenie treści jako reklamy jest konieczne tylko wtedy, gdy influencer otrzymuje wynagrodzenie. Linki afiliacyjne i paczki PR-owe również muszą być odpowiednio zasygnalizowane, jeśli influencer czerpie z nich korzyści finansowe. Natomiast blogi, podobnie jak czasopisma, podlegają ustawie prasowej, co zobowiązuje do jasnego wskazywania reklam – wyjaśnia Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów, w tym influencerów.

Jak firma może zabezpieczyć swoje interesy?

Zgodnie z polskim prawem oraz wytycznymi Prezesa UOKiK, treści reklamowe muszą być jasno i jednoznacznie oznaczone. Niezastosowanie się do tego wymogu może skutkować sankcjami finansowymi zarówno dla influencera, jak i dla firmy zlecającej kampanię. Firma jest więc odpowiedzialna za upewnienie się, że influencerzy, z którymi współpracuje, stosują się do tych zasad. Warto zadbać o poniższe kwestie:

• Jasne wytyczne w umowie: umowa z influencerem powinna zawierać szczegółowe zapisy dotyczące wyróżniania treści reklamowych. Warto precyzyjnie określić, w jaki sposób mają być oznaczane, jakie hashtagi czy frazy powinny być stosowane (np. #reklama, #współpraca) oraz w którym miejscu reklama powinna być wskazana (np. na początku posta w widocznej części opisu).
• Dwupoziomowe oznaczanie: firma powinna wymagać od influencera stosowania tzw. dwupoziomowego oznaczania treści, co oznacza, że reklama powinna być oznaczona zarówno w sposób wizualny, jak i tekstowy, aby było to jasne dla odbiorcy. To podejście zapewnia zgodność z wymogami prawnymi i minimalizuje ryzyko związane z niejasnym przekazem marketingowym.
• Monitoring i kontrola: Firma powinna regularnie monitorować treści publikowane przez influencera, aby upewnić się, że są one oznaczane zgodnie z umową. Można to zrobić samodzielnie lub skorzystać z usług agencji monitorujących działania influencerów. W przypadku stwierdzenia naruszeń, umowa powinna przewidywać odpowiednie sankcje, takie jak kary umowne.
• Edukacja i komunikacja: warto również prowadzić edukację wśród influencerów na temat znaczenia i wymogów dotyczących oznaczania treści reklamowych. Jasna i regularna komunikacja z influencerami na ten temat może pomóc w uniknięciu nieporozumień i zapewnić, że współpraca przebiega zgodnie z oczekiwaniami obu stron.

– Współpraca z influencerami, choć niezwykle skuteczna w budowaniu marki i wpływaniu na decyzje konsumentów, wymaga odpowiednich regulacji prawnych. Firmy powinny dokładnie określić w umowach zakres obowiązków influencerów, sposób rozliczeń oraz przeniesienie praw autorskich do tworzonych treści. Istotnym elementem jest także zapewnienie transparentności poprzez właściwe oznaczanie treści reklamowych, co jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także kluczowe dla budowania zaufania odbiorców. Aby uniknąć potencjalnych problemów, warto również regularnie monitorować zgodność publikowanych treści z ustaleniami oraz edukować influencerów na temat obowiązujących przepisów. Tylko dobrze przemyślana i prawidłowo uregulowana współpraca z influencerami może przynieść firmie długoterminowe korzyści – podsumowuje Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów, w tym influencerów.

Useme to istniejąca od 2013 roku platforma dla freelancerów oraz zleceniodawców z siedzibą we Wrocławiu. W bazie Useme znajduje się prawie 100 000 freelancerów z takich dziedzin jak IT, grafika, copywriting, marketing, tłumaczenia i inne. Platforma zajmuje się wszystkimi kwestiami prawnymi i podatkowymi po stronie freelancera i zleceniodawcy, a także umożliwia rozliczanie podwykonawców zagranicznych. Obecnie Useme jest liderem rozliczeń pracy zdalnej w Polsce, Europie Centralnej i Wschodniej.