Konsekwencje „no-match” listu wysłanego przez Social Security do pracodawcy

Administracja Social Security przesyła  „no-match” listy do pracodawców, kiedy dane płacowe ich pracowników nie pokrywają się z kartotekami SSA. Listy te, zwane Employer Correction Requests, a popularnie też „no-match letters”, słane były od 1993 roku, ale zaprzestane za administracji Obamy w roku 2012. Teraz, po siedmiu latach, powróciły, siejąc popłoch wśród pracowników-imigrantów. Oto, co powinieneś na ten temat wiedzieć.

Co się dzieje?

Pracodawca śle informacje o tobie i twoich zarobkach do Urzędu Social Security (SSA) na drukach W2 i innych. Jeżeli twoje dane: imię, nazwisko i numer Social Security, przesyłane przez pracodawcę, nie pokrywają się z informacjami w bazie danych SSA, urząd śle pracodawcy tzw. no-match letter. Jego wzór można znaleźć na internecie: https://www.ssa.gov/employer/notices/EmployerCorrectionRequest.pdf.

Najczęściej dane w kartotekach SSA nie zgadzają się z powodów błędów w pisowni danych personalnych, przestawienia cyfr numeru Social Security, zmiany nazwisk przez kobiety, kradzieży tożsamości, a także w przypadkach nielegalnych imigrantów pracujących na fałszywe lub cudze numery Social Security albo numery podatkowe (ITIN).

Jeżeli twój pracodawca otrzymał „no-match letter” na twój temat, i jeżeli masz legalny status imigracyjny uprawniający cię do pracy, to nie masz się czym martwić. SSA rozsyła rocznie ponad sto tysięcy takich listów. Jeżeli jednak dałeś pracodawcy „lewy” numer Social Security albo numer podatkowy (Individual Taxpayer Identification Numer), to jesteś w kłopocie. Oto, co mówią przepisy.

Co się zmieniło

Jak było kiedyś: Administracja SSA słała listy od lat, ale z niewielkim skutkiem. Niektórzy pracodawcy lekceważyli te listy, inni dawali je pracownikowi. Ten przynosił jakąś kartę Social Security czy dokumenty identyfikacyjne, więc pracodawca odpisywał do SSA, że wszystko się zgadza. Przez rok był spokój, po czym przychodził kolejny list tej samej treści i gra w kotka i myszkę zaczynała się od nowa.

Jak jest teraz: Pracodawca musi przedsięwziąć pewne kroki, by nie być winnym świadomego zatrudniania nielegalnego imigranta. Jeżeli pracodawca miał „domniemaną znajomość” (constructive knowledge) faktu, że zatrudnia pracownika bez prawa do pracy, naraża się na dotkliwe grzywny. Wskutek nacisków organizacji chroniących praw imigrantów, od 2019 roku no-match letters są inne niż poprzednio. Nie podają bowiem nazwisk pracowników, których dane się nie zgadzają, tylko ich liczbę. Pracodawca dostaje instrukcje, że musi uzyskać problematyczne nazwiska z systemu zwanego SSA’s Business Services Online (“BSO”). Zarejestrowanie się tam jest kłopotliwe i zajmuje co najmniej 2 tygodnie.

Obowiązki pracodawcy

Po otrzymaniu listu no-match pracodawca musi znaleźć w systemie SSA nazwiska pracowników oraz sprawdzić ich kartotekę, czy nie nastąpił błąd w pisowni nazwiska czy numeru Social Security pracownika w komunikacji z SSA. Jeżeli powstał błąd, to trzeba go naprawić, poinformować. Pracodawca musi zanotować sposób naniesienia korekty i datę.

Jeżeli pracodawca nie znajdzie błędu u siebie, to musi poprosić pracownika o weryfikację jego danych. Gdy pracownik dostarczy poprawione informacje, pracodawca poprawia dwoje kartoteki i informuje urząd. Jeżeli pracownik potwierdzi poprawność danych posiadanych przez pracodawcę, to pracodawca musi poprosić pracownika, by sam rozwikłał sprawę z SSA. Termin wynosi 120 dni od daty wpłynięcia listu „no-match”. Sprawa będzie uznana za zamkniętą dopiero wtedy, gdy pracodawca dostanie od SSA potwierdzenie, że nazwisko i dane pracownika zgadzają się z kartoteką tego urzędu.

Jeżeli dochodzenie wykazało, że pracodawca nie może potwierdzić prawa do pracy ani tożsamości pracownika, ma on do wyboru: zwolnić pracownika albo złamać prawo, za co grozi mu dotkliwa grzywna.

Więcej przeczytać można w instrukcjach przygotowanych przez SSA: https://www.ssa.gov/employer/notices/EDCOR.pdf.

Czy pracodawca może zwolnić pracownika po otrzymaniu listu z SSA?

Listy „no-match” nie sugerują, że pracownik lub pracodawca celowo podał błędne dane lub że pracownik nie ma pozwolenia na pracę. Może być wiele przyczyn rozbieżności danych.

Zakład może pracownika zwolnić w każdej chwili, jeżeli stwierdzi, że on nie ma prawa do pracy albo pracownik się sam do tego przyzna. Jednak prawnicy przestrzegają, by zakłady nie zwalniały ludzi pochopnie, bo mogą narazić się na pozwy sądowe za dyskryminację ze względu na pochodzenie czy rasę.

Faktem jest, że pracodawcy nie wolno zatrudniać pracownika, gdy wie, że nie ma on prawa do pracy w Stanach Zjednoczonych, innymi słowy, ma „domniemaną wiedzę” (constructive knowledge) o nielegalności pracownika. Z drugiej strony, pracodawca nie ma obowiązku prowadzić dochodzeń.

Wniosek: Gdy pracodawca zrobi, co do niego należy, nie będzie pociągany do odpowiedzialności. Ponadto, prawo nigdzie nie nakazuje denuncjacji nielegalnego pracownika do urzędu imigracyjnego, ani nawet tego nie sugeruje.

W tych okolicznościach staje się jasne, że mogą wyjść z ukrycia osoby pracujące ciągle na „kupiony” numer, mimo że zalegalizowały swój status. Ani SSA ani DHS nie mają nic przeciw temu, że kwestionowany numer Social Security będzie zastąpiony legalnym, jeżeli pracownik przedłoży ważne dokumenty poświadczające prawo do pracy.

Przepisy dotyczące listów „no-match” często się zmieniają. Aby sprawdzić bieżące informacje odwiedź stronę internetową National Immigration Law Center www.nilc.org

Warto też porozmawiać z prawnikiem na temat swojej własnej sytuacji.

https://www.stpascal.org/serve/documents/workersmanualpolish.pdf.

Elżbieta Baumgartner
Autorka książek o profilu finansowym i konsumenckim, dostępnych
w polonijnych księgarniach i bezpośrednio od wydawcy: tel: 718-224-3492.
Księgarnia Poradnika "Sukces" >>>